Dokumentacja pracownicza musi być prowadzona w formie papierowej i należy ją przechowywać przez cały okres zatrudnienia oraz przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy.
Dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą.
W przypadku, gdy następuje likwidacja pracodawcy lub jego upadłość, wówczas pracodawca musi wskazać podmiot prowadzący działalność w zakresie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana oraz zapewnić środki na ten cel.
Podstawowym elementem dokumentacji są akta osobowe. Zgodnie z rozporządzeniem z 28 maja 1996 roku, wydanym przez ówczesnego Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika powinny się one składać z trzech części:
- część A, zawierająca dokumenty pracownika zgromadzone w związku z ubieganiem się przez niego o zatrudnienie,
- część B, do której zalicza się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
- część C, czyli wszelkie dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.